ما هي الوثيقة؟ أنواع وثائق المؤسسة. إدارة الموارد البشرية

صفقات صنع الورق مع أي خاصة ومؤسسة حكومية. بدونها ، من المستحيل الاحتفاظ بأي سجلات. في العمل ، كثيرا ما تستخدم مفاهيم مثل "المعيارية" ، "الإطارات" ، "أشكال" ، "عينات" ، "وثيقة". تنقسم أنواع المستندات إلى عدة أنواع ، حسب الغرض. دعونا نعتبر الأساسي منها ، وفي مزيد من التفاصيل سوف نتوقف عن العمل مكتب الموظفين.

حفظ السجلات

نشاط أي منظمة مستحيل بدوندعم وثائقي. بالإضافة إلى أوراق المحاسبة والموظفين المحددة ، هناك عدد من الأوراق الأخرى. تنقسم كل منها إلى أنواع معينة ولها نوع مطابق. النظر في ما يعني مفهوم "وثيقة". تتشابه أنواع المستندات الخاصة بأي محتوى مع بعضها البعض نظرًا لوجود العناصر نفسها. وتسمح المعلومات ، التي يتم رسمها وفقًا للمتطلبات الموحدة ، بتنظيم البيانات وتبسيط نشاط المؤسسة إلى حد كبير. فيما يلي قائمة بالسمات الموجودة في الأوراق الرئيسية للمؤسسة ، بغض النظر عما إذا كانت تتم على الورق أو في شكل إلكتروني.

العناصر المطلوبة من الوثيقة

يجب أن تتوافق أي معلومات تنظيمية صادرة مع متطلبات محددة للمظهر والمحتوى. يجب أن يحتوي المستند على عدد من السمات:

- التاريخ. يتم تمثيل أهمية المعلومات من خلال هذا المؤشر الرئيسي.

- رقم. عادةً ما يتم إنشاؤه وفقًا لـ nomenclature المعتمد أو يمكن تغييره مباشرة مع مؤشرات أخرى ، على سبيل المثال ، تاريخ.

- اسم السلطة التي أنشأت الوثيقة. وكقاعدة عامة ، لا تتغير هذه البيانات في منظمة واحدة ، بل يشار فقط إلى الانتماء الهيكلي.

- الطباعة. غيابها عن الوثيقة يجعلها غير كفؤة. في معظم الحالات في مستند ، يرتبط هذا العنصر ارتباطًا لا ينفصم بالسمة التالية.

- التوقيع. التصديق على المعلومات بهذه الطريقة هو التأكيد الرئيسي على صحة البيانات. لكن "السكتة الدماغية" اليدوية أو الإلكترونية للمسؤول في الوثيقة ليست كافية. ولا يبدأ النفاذ الرسمي في معظم الحالات إلا في حالة وجود ختم.

- الطوابع. لا تملك مثل هذه القوة القانونية كختم. يحتوي على معلومات حول اسم المنظمة وتفاصيلها. لكن الهدف الرئيسي هو تسجيل المعلومات المرسلة عن طريق وضع التاريخ والرقم التسلسلي.

أشكال المستندات للتفاعل مع المنظمات الأخرى

جميع المعلومات الواردة في البيئة منيجب اعتبار هذه المنظمة والمشار إليها عادة بالمراسلات الصادرة. والسمات الرئيسية في هذه المستندات هي الطوابع والختم والتوقيع. التاريخ المحدد مسجل في دوريات خاصة ، مما يجعل المحاسبة منهجية. تتضمن الأشكال الأساسية للوثائق للتفاعل مع المنظمات الأخرى رسائل الأعمال والطعون والشكاوى. يتم أيضا إجراء المحاسبة لاستلام مثل هذه الأوراق والمراسلات الواردة في شكل تسجيل مع تعيين تاريخ ورقم.

وثيقة داخلية. أنواع الوثائق التي تنظم أنشطة المنظمة والعلاقات مع الموظفين

يتجلى انعكاس التفاعل داخل المؤسسة في أحد أنواع حركة المرور وتقديم المعلومات:

1. الوثائق التنظيمية والداخلية الحالية. وتشمل هذه الأعمال والأوامر والمحاضر وغيرها من الوثائق التي تنظم وتعكس أنشطة المنظمة.

2. نوع ورقة "منظمة عامل". أي واحد منهم يمكن أن يسمى المفهوم العام لـ "وثيقة الموظفين". تنقسم أنواع المستندات الخاصة بحسابات الموظفين إلى نوعين من التفاعل:

- من منظمة إلى موظف ؛

- من موظف إلى منظمة.

تتضمن القائمة الرئيسية التطبيقات والأوامرالبروتوكولات ، الأفعال ، التعليمات ، التوكيلات ، الملخصات ، إلخ. قد تختلف عينات وثائق الفئات المحددة في كل منظمة عن بعضها البعض ، ولكنها لا تزال نموذجية في محتواها. ينبغي إجراء الأنشطة المحاسبية على أساس المتطلبات العامة. تشمل قائمة الوثائق الإلزامية لقسم شؤون الموظفين ما يلي:

- القوانين المعيارية المحلية. وهي تشمل: جدول زمني ، وموظفين ، وجداول إجازات ، وقواعد إجرائية ، ومستندات لمعالجة البيانات الشخصية للموظفين ، ومحاسبة أجور العمال.

- الوثائق الحالية. هذه العقود ، وبيانات التسجيل ، وسجلات الموظفين وساعات العمل ، والمعلومات الإدارية ، إلخ.

يتم تضمين جميع وثائق المنظمة في المسميات ويكون لها الرمز المقابل لها.

المستندات الافتراضية

بفضل التقدم التقني الحديث فيفي الآونة الأخيرة ، أصبحت إدارة الأعمال مؤتمتة بالكامل. في الواقع ، سير العمل 100٪ إلكتروني في جميع المؤسسات. ولكن في الوقت نفسه لا يزال جزء كبير مطبوعًا على الورق. ومع إدخال الحق في التوقيع الإلكتروني وشرعيته القانونية ، من المقرر التخلي تمامًا عن الناقلات المادية للمعلومات في المستقبل. هذا هو ، الاتصالات التجارية وتبادل البيانات ستكون افتراضية. وهذا من شأنه توفير الوقت وتقليل طول الفترات الزمنية لحركة الأوراق المالية بين المؤسسات.

</ p>>